您的企业在不必要的自动化上投入了多少成本？

技术承诺能解决几乎所有企业问题。然而，当组织维持不必要的活动时，流程自动化并非总能带来更好的结果。

集成信息的系统。自动化活动的平台。能够在几分钟内执行过去需要数小时任务的人工智能工具。

面对这些可能性，一个问题似乎不可避免：企业应该引入什么技术才能提高生产力？

然而，在**Líder Roundtable（由 Líder Empresarial 在阿瓜斯卡连特斯组织，与大型企业高管进行的第三次对话）**中，出现了一个更令人不安的问题：

如果我们正在投资，仅仅是为了更快地完成一项我们根本不应该继续做的工作，那该怎么办？

将问题数字化不等于解决问题

对话中分享的一个例子，源自一项行业服务运营。

同一个人的文档被不同部门请求和管理。员工档案、门禁控制、社会保障信息和客户要求产生了多个包含几乎相同数据的文件。

每个部门都有自己的程序。

每个程序都耗费时间。

每项活动似乎都是必要的，因为它一直都是这样进行的。

解决方案并非始于招聘更多员工，也不是立即购置一个复杂的系统。

首先，有必要认识到同一流程存在多个版本。

之后，才有了集中和数字化信息的可能性。

这个案例反映了一个根本性的区别：自动化重复活动可以加速其执行，但消除重复则能收回原本用于不必要工作的资源。

最复杂的技术不一定最好

大型组织通常拥有更大的预算用于投资数字化转型。

然而，拥有资源并不能保证每一次采购都能产生价值。

圆桌会议期间，与会者分享了与强大且昂贵的技术工具相关的经验，这些工具最终被更简单的解决方案所取代。

原因何在？

其大部分功能从未被使用。

这种现象在企业决策中带来了常见风险：将技术能力与运营需求混为一谈。

一个系统可以提供数十种功能、集成和自动化可能性，但如果企业只使用一小部分，那么这种复杂性的成本可能超出其收益。

最好的工具不一定是功能最多的。

它是能够充分解决组织所需解决问题的工具。

流程自动化：先质疑，后投资

这次对话提出了一系列看似基本，但对于避免低效投资至关重要的步骤。

这种在投资前审查流程的必要性也体现在 中，这些建议强调了在实施新工具之前，识别机会、理解工作流和设定可衡量目标的重要性。

在自动化之前，企业需要真正理解一个流程是如何运作的。

之后，识别哪些活动产生价值，哪些可以被消除。

下一步是对必须保留的部分进行简化和标准化。

只有到那时，评估哪种技术可以改善其执行才有意义。

在完成此项审查之前进行投资，可能导致组织将过时的程序数字化、维持不必要的控制，或者以更快的速度复制错误。

人工智能的到来使得这一反思变得更加重要。

轻松引入新工具可能会产生快速采用的压力，即使对于它们将解决什么问题尚不明确。

但拥有人工智能本身，并不构成一种生产力战略。

投资回报也在于所消除的部分

技术决策通常通过节约成本、缩短时间或提高能力的指标来证明其合理性。

然而，还有另一个值得关注的变量：组织停止了多少不必要的工作。

消除重复录入可以节省行政时间。

集中信息可以减少错误并方便查询。

简化审批可以加速决策。

而审查一个完整的程序可能会揭示，最好的解决方案不是需要一个新的平台，而是改变工作方式。

因此，投资回报不应仅仅根据工具所增加的能力来评估，还应根据它所允许消除的活动来评估。

生产力并非总是需要更多技术。

有时它需要更少的复杂性。

Líder Roundtable 的第三次对话为大型企业留下了一个尤其重要的思考：

在询问自动化一个流程将花费多少钱之前，管理层应该问问自己，维持这个流程正在花费多少。

因为，也许最有利可图的投资不是购买新工具，而是发现一部分工作根本就不应该存在。

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